MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

1. ¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

El manual de organización y funciones (MOF) pretende:

Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.
Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

2. ¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

2.1. Equipo técnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF.

2.1.1. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo

La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución.

Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

2.2 Pasos para realizar un análisis de cargo.-Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación
EJEMPLO
La unidad de tesorería depende jerárquicamente de la oficina de administración pero tiene relación directa de coordinación con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros.

Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgánica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperación.

2.2.1. Análisis desde los objetivos institucionales
A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?

¿Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?

¿Qué requisitos serían adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad?

2.2.2. Elaborar la descripción del puesto

Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación del puesto:

La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo.
La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.

2.2.3. Revisión del análisis con los participantes

El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.
Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

2.2.4. Llenar los formatos del MOF

3. ¿CUÁLES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEÑO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

· Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
· Que sea un documento desconocido por el personal en general.
· Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación.
· Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

4. RELACIÓN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

· El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones (ROE). No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.

5. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL MOF?

A modo de conclusión podemos decir que el MOF es importante por que:

· Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia.
· Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico.
· Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano.
· Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto.
· Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
· Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION.